Cara Mengoperasikan MS Access

Langkah pertama adalah membuka program dengan klik “Start” lalu membuka program “Microsoft Access”.

Untuk membuat dokumen baru pilih “Blank Desktop Database”, akan muncul tampilan seperti gambar dibawah lalu sesuaikan judul database yang akan dibuat, lalu pilih “Create”.

Langkah selanjutnya adalah mengatur data pada MS Access. Cara untuk memformat dan berinteraksi dengan data di Access adalah :

·         Tabel, dengan mengimpor data dari Excel dan program pengolah data lainnya untuk proses lebih mudah.

·         Form, menambah data pada basis data anda. Meskipun anda dapat menambah data ke basis data langsung pada tabel, penggunaan form akan mempercepat pemasukan data secara visual.

·         Laporan, berguna untuk merangkum dan menampilkan data dari basis data anda. Digunakan untuk menganalisis data dan menjawab pertanyaan tertentu, seperti berapa banyak keuntungan yang dihasilkan/dimana kebanyakan pelanggan berada.

·         Query, menerima dan memilah data. Untuk menampilkan entri tertentu dari berbagai table, serta menggunakan Query untuk menambah dan memperbaharui data.

Menambahkan data baru ke basis data

Jika anda ingin memulai dari basis data kosong, pada taskbar atas pilih menu “Table” pada Table Tools lalu pilih “Table Properties”. Mulai dengan memasukkan data di tabel, baik secara manual atau menyalin dari sumber lain.

·         Setiap bagian data harus disimpan dalam kolom/field tersendiri, sementara data harus ditempatkan dalam barisnya masing-masing. Misalnya field berisikan informasi berbeda tentang konsumen tersebut.

·         Anda juga bisa memberi nama label kolom untuk memudahkan anda mengetahui nama setiap field. Klik dua kali kepala setiap kolom untuk mengganti namanya.

Berikut langkah untuk mengimpor data dari sumber lain

Mengimpor data berguna untuk menerima data dari server web atau sumber terbagi lainnya.

·         Klik tab External Data, Pilih jenis berkas yang ingin diimpor. Anda bias memilih Excel untuk mengimport data dari Excel atau juga Access, XML, dll. Anda bias mengklik “More” untuk yang lainnya. Adapun pilihan ODBC (Open Database Connectivity) dan termasuk basis data seperti SQL. Jika data tersebut terdapat di server anda perlu memasukkan alamat server.

·         Pada jendela selanjutnya, pilih “Specify how and where you want to store the data in the current database”. Pilih OK.

·         Untuk menambah tabel lainnya. Pada bagian “Create” di tab home, klik tombol “Table”. Tabel baru akan muncul pada basis data anda. Anda bias memasukkan informasi dengan cara yang sama seperti tabel pertama.

Mengatur hubungan antar tabel

Pada awalnya Access membuat kolom ID yang jumlahnya naik pada setiap entry. Kolom ini akan bertindak sebagai “primary key”. Tabel juga bias memiliki “foreign key”, yaitu field yang ditautkan dari tabel lain pada basis data. Field yang ditautkan akan memiliki basis data yang sama. Dengan menggunankan hubungan antar tabel akan membantu konsistensi, efisiensi, dan kemudahan akses data.

Klik tab Database Tools, klik “Relationships”.

Akan muncul jendela seperti diatas. Berfungsi untuk membuka pratinjau seluruh tabel pada basis data. Setiap field akan ditampilkan di bawah nama setiap tabel. Sebelumnya anda harus mengatur “Foreign Key” sebelum membuat hubungan. Tarik field yang ingin anda gunakan sebagai foreign key ke field yang anda buat untuk foreign key. Klik Create pada jendela yang muncul untuk mengatur hubungan antar field. Sebuah garis akan muncul di antara kedua tabel yang menghubungkan kedua field.

·         Centang kotak cek “Enforce Referential Integrity” jika ingin membuat hubungan, artinya jika data diubah satu field maka data yang lainnya akan berubah. Hal ini yang membuat data lebih akurat.

Membuat Query

Query adalah aksi yang memungkinkan anda melihat, menambah, dan menyunting data pada basis data dengan cepat. Jenis query juga bermacam-macam yaitu pencarian sederhana sampai pembuatan tabel baru berdasarkan data yang sudah ada. Query juga sangat penting dalam pembuatan laporan.

·         Query terbagi atas dua jenis utama: Select and Action. Query pertama yaitu dengan menarik data dari tabel dan dapat menghitungnya, sementara yang kedua dapat menambah, menyunting, serta menghapus data dari tabel.

·         Query Wizard untuk Query select dasar. Bisa diakses dari tab create lalu pilih “Query Wizard”. Memungkinkan anda menampilkan field tertentu dari sebuah tabel.

·         Query Design. Pilih menu “Query Design” pada tab Create. Lalu pilih tabel yang anda inginkan.

Tambahkan field yang akan ditarik datanya. Klik dua kali tiap field ada tabel yang ingin ditambahkan pada Query. Maka akan ditambahkan di daftar Design.

Tambahkan kriteria. Anda bisa menambahkan kriteria seperti teks atau fungsi. Lalu klik “Run” untuk melihat hasil.